Письмо на английском языке

Еще в прошлом веке письмо - было одним из основных способов общения на расстоянии между людьми. Сейчас в современном мире мы используем в основном мессенджеры, социальные сети, а для деловой переписки - используем электронные письма.

Однако в английском языке письма имеют четкие правила, которые существуют уже долгие годы и они неизменны. Если не придерживаться этих критериев при деловой переписке, то это может плохо отразиться на имидже как вас, так и вашей компании. Правила этикета, частью которых являются письма, необходимо знать. Основные пункты не слишком сложны и их легко запомнить.

Какие бывают типы письма в английском языке?

Общие правила написания писем достаточно универсальны и о них мы расскажем ниже. Все письма можно разделить на следующие типы, между которыми и наблюдаются основные отличия:

• informal letter - неофициальное письмо;
• semi-formal - полуофициальное письмо;
• formal letter - официальное или деловое письмо.

Неофициальное письмо подразумевает возможность использования простых слов и сокращений, в частности I’m, I’ve и других. В то же время, такое письмо не равнозначно общению в социальных сетях и не допускает применение сленговых, а уж тем более нецензурных слов и выражений. В дружеской переписке приветствуется раскрепощенный, но не развязный стиль общения.

Полуофициальное письмо пишется более литературным языком с минимальным использованием сокращений, а лучше без них, идиомы и фразовые глаголы также лучше оставить для неформального общения. Полуофициальный стиль уместен в переписке с малознакомыми людьми: преподавателем вашего ребенка, родителями его одноклассников, в редакцию СМИ и тому подобным лицам.

Деловой язык не допускает никаких сокращений или разговорных слов. С какой-то точки зрения так даже проще, есть четкие шаблоны, применяется правильная полная лексика, как по учебнику. Письмо на английском языке обязательно будет содержать устойчивые выражения: «by virtue of this», «on behalf of», «concerning this issue» и им подобные.

В свою очередь, деловое письмо на английском бывает разных видов:

• commercial offer - предложение, главная задача которого продать товар/услугу, предложить сотрудничество;
• application letter - заявление, для поступления в учебное заведение, соискания должности и других целей, чаще всего составляются в свободной форме;
• letter of complaint - жалоба (рекламация) на качество товара или обслуживание, обычно с требованием денежного возмещения, важно обосновать свою позицию, но не переходить границы этических норм;
• letter of apology - извинения в ответ на жалобу с изложением всех предложений компании, как можно урегулировать ситуацию, включая денежное возмещение;
• enquiry/request letter - запрос на получение какой-либо информации, пишется кратко с указанием контактных данных для обратной связи;
• acceptance letter - подтверждение отправки посылки или пакета документов с запросом на получение подтверждения о получении;
• letter of recommendation - при поиске работы для работодателя важно получить свидетельство предыдущих нанимателей или коллег;
• thank-you letter - благодарность компании или партнеру за оказанную услугу, плодотворное сотрудничество с обязательным указанием на перспективы будущей совместной работы;
• cover letter - сопроводительное письмо к товару, пакету документов, отчёту с подробным описанием содержимого посылки и, при необходимости, инструкциями.

В любом случае важно соблюдать структуру. Стиль письма выбрать не сложно, если это близкий друг или родственник - informal letter, если пишете знакомому вам человеку и вы знаете его имя - semi-formal letter, а если незнакомому человеку, особенно не зная его имени - formal letter.

Как правильно писать письмо на английском языке?

С одной стороны, писать письма по шаблону значительно проще, а с другой, хорошо видны все ошибки носителям языка. Именно английский стиль написания принят всем миром за образец, как для деловой переписки, так и для дружеского общения.

Предложения необходимо строить правильно и просто. Если речь идёт о близких отношениях, то могут присутствовать подробности и обширные описания, тогда как для официального письма допустимы исключительно сухие и точные формулировки. Самое главное в обращении:

• использовать соответствующие формы обращений к собеседнику, которые определяются близостью знакомства: Dear Sir/Madam – официальное обращение, к незнакомому человеку, Dear (инициалы и фамилию или имя собеседника) – обращение к знакомому или другу/родственнику соответственно, My dear Sir/Madam – вообще ирония, допустимая с близкими друзьями;
• избегайте неправильного обращения, это может сильно обидеть: не знаете пол - пишите инициалы и фамилию, не знаете, замужем ли собеседница - на помощь придет сокращение Ms., если пишете одновременно двоим и более лицам - перечисляете в обращении все имена;
• чаще всего, наименование должности или звания не сокращается: Admiral, Captain, Professor и прочие, тогда как Mr., Ms., Mrs. и Dr. пишут только в сокращённом варианте;
• общепринятое устное обращение Dear Ladies and Gentlemen в письменной форме заменяют на Dear sirs/dear sirs.

Конечно, обязательно соблюдать структуру текста. Даже вашему приятелю понятнее будет читать сообщение, а не вылавливать смысл из хаоса.

Структура письма на английском

Пример письма на английском языке - это не шаблон, а список отдельных вводных, из которых как конструктор собирается подходящий формат письма. В общем виде структура следующая:

• адрес того, кто отправляет и дата;
• вводная часть;
• главная часть;
• заключение;
• краткое пожелание с подписью.

Адрес пишется первым в следующем порядке: имя, фамилия, квартира (при наличии), дом, город, государство. Ниже пишут дату. В связи с тем, что в английском и американском варианте месяц занимает разное место (английский вариант подобен нашему, а у американцев месяц идет первым) поэтому месяц лучше писать прописью: 19 September 2022 (англ) или September 19, 2022 (амер).

Далее идёт смысловая часть, содержащая вводную, основную и заключительную части, стандартную формулировку пожеланий и подпись. Важно правильно начать письмо, обращение к получателю тоже имеет свои нюансы: если ваш контрагент из Европы, то по правилам точка в сокращениях не ставится, тогда как общаясь с американскими партнерами, нужно будет после сокращений в обращении ставить точки: Dear Mr Dillard (англ) или Dear Mr. Dillard (амер). После обращения ставится запятая, а дальнейший текст пишется с новой строки и с заглавной буквы.

Вводная часть начинается с благодарности за полученное письмо или должно ссылаться на данные письма собеседника. При необходимости, можно принести извинения, что не получалось написать ранее.

Sorry I haven’t been in touch for so long - Прости, что я так долго не был на связи.

Вводная часть не должна быть более 1-3 предложений. После чего следует основная часть. Стоит избегать закрученных формулировок и, следуя традициям, задать пару стандартных вопросов. В общем виде эта часть содержит: основание для написания письма: поздравить с торжественной датой, передать или узнать информацию, попросить совета или просто соскучился и раскрытие основной темы, на что часто достаточно 4-5 предложений.

Для этой части также предусмотрены шаблонные фразы:

I thought you might be interested to hear about... - Я подумал, что тебе будет интересно узнать…

Here are some news about... - У меня есть пара новостей о...

I’ll do my best to answer your questions - Я постараюсь полностью ответить на твои вопросы.

I’m writing to ask for... - Я пишу, чтобы попросить/спросить о...

Завершение письма происходит с предложением продолжить общение в переписке или посетить лично. Также можно передать привет или добрые пожелания другим родственникам, друзьям или знакомым контрагента. Универсальные фразы:

Well, got to go now - Что ж, пожалуй, на этом все.

Anyway, I have to go now because… - В любом случае, мне нужно заканчивать, потому что...

Заключительный абзац может состоять из одного, максимум двух предложений. После чего пишется стандартное прощание:

sincerely yours — искренне ваш;

respectfully — с уважением;

thank you — благодарю вас;

После чего, письмо подписывается своим именем и собственноручной подписью.