Еще в прошлом веке письмо — было одним из основных способов общения на расстоянии между людьми. Сейчас в современном мире мы используем в основном мессенджеры, социальные сети, а для деловой переписки — используем электронные письма.
Однако в английском языке письма имеют четкие правила, которые существуют уже долгие годы и они неизменны. Если не придерживаться этих критериев при деловой переписке, то это может плохо отразиться на имидже как вас, так и вашей компании. Правила этикета, частью которых являются письма, необходимо знать. Основные пункты не слишком сложны и их легко запомнить.
Общие правила написания писем достаточно универсальны и о них мы расскажем ниже. Все письма можно разделить на следующие типы, между которыми и наблюдаются основные отличия:
Неофициальное письмо подразумевает возможность использования простых слов и сокращений, в частности I’m, I’ve и других. В то же время, такое письмо не равнозначно общению в социальных сетях и не допускает применение сленговых, а уж тем более нецензурных слов и выражений. В дружеской переписке приветствуется раскрепощенный, но не развязный стиль общения.
Полуофициальное письмо пишется более литературным языком с минимальным использованием сокращений, а лучше без них, идиомы и фразовые глаголы также лучше оставить для неформального общения. Полуофициальный стиль уместен в переписке с малознакомыми людьми: преподавателем вашего ребенка, родителями его одноклассников, в редакцию СМИ и тому подобным лицам.
Деловой язык не допускает никаких сокращений или разговорных слов. С какой-то точки зрения так даже проще, есть четкие шаблоны, применяется правильная полная лексика, как по учебнику. Письмо на английском языке обязательно будет содержать устойчивые выражения: «by virtue of this», «on behalf of», «concerning this issue» и им подобные.
В свою очередь, деловое письмо на английском бывает разных видов:
В любом случае важно соблюдать структуру. Стиль письма выбрать не сложно, если это близкий друг или родственник — informal letter, если пишете знакомому вам человеку и вы знаете его имя — semi-formal letter, а если незнакомому человеку, особенно не зная его имени — formal letter.
С одной стороны, писать письма по шаблону значительно проще, а с другой, хорошо видны все ошибки носителям языка. Именно английский стиль написания принят всем миром за образец, как для деловой переписки, так и для дружеского общения.
Предложения необходимо строить правильно и просто. Если речь идёт о близких отношениях, то могут присутствовать подробности и обширные описания, тогда как для официального письма допустимы исключительно сухие и точные формулировки. Самое главное в обращении:
Конечно, обязательно соблюдать структуру текста. Даже вашему приятелю понятнее будет читать сообщение, а не вылавливать смысл из хаоса.
Пример письма на английском языке — это не шаблон, а список отдельных вводных, из которых как конструктор собирается подходящий формат письма. В общем виде структура следующая:
Адрес пишется первым в следующем порядке: имя, фамилия, квартира (при наличии), дом, город, государство. Ниже пишут дату. В связи с тем, что в английском и американском варианте месяц занимает разное место (английский вариант подобен нашему, а у американцев месяц идет первым) поэтому месяц лучше писать прописью: 19 September 2022 (англ) или September 19, 2022 (амер).
Далее идёт смысловая часть, содержащая вводную, основную и заключительную части, стандартную формулировку пожеланий и подпись. Важно правильно начать письмо, обращение к получателю тоже имеет свои нюансы: если ваш контрагент из Европы, то по правилам точка в сокращениях не ставится, тогда как общаясь с американскими партнерами, нужно будет после сокращений в обращении ставить точки: Dear Mr Dillard (англ) или Dear Mr. Dillard (амер). После обращения ставится запятая, а дальнейший текст пишется с новой строки и с заглавной буквы.
Вводная часть начинается с благодарности за полученное письмо или должно ссылаться на данные письма собеседника. При необходимости, можно принести извинения, что не получалось написать ранее.
Sorry I haven’t been in touch for so long — Прости, что я так долго не был на связи.
Вводная часть не должна быть более 1-3 предложений. После чего следует основная часть. Стоит избегать закрученных формулировок и, следуя традициям, задать пару стандартных вопросов. В общем виде эта часть содержит: основание для написания письма: поздравить с торжественной датой, передать или узнать информацию, попросить совета или просто соскучился и раскрытие основной темы, на что часто достаточно 4-5 предложений.
Для этой части также предусмотрены шаблонные фразы:
I thought you might be interested to hear about… — Я подумал, что тебе будет интересно узнать…
Here are some news about… — У меня есть пара новостей о…
I’ll do my best to answer your questions — Я постараюсь полностью ответить на твои вопросы.
I’m writing to ask for… — Я пишу, чтобы попросить/спросить о…
Завершение письма происходит с предложением продолжить общение в переписке или посетить лично. Также можно передать привет или добрые пожелания другим родственникам, друзьям или знакомым контрагента. Универсальные фразы:
Well, got to go now — Что ж, пожалуй, на этом все.
Anyway, I have to go now because… — В любом случае, мне нужно заканчивать, потому что…
Заключительный абзац может состоять из одного, максимум двух предложений. После чего пишется стандартное прощание:
sincerely yours — искренне ваш;
respectfully — с уважением;
thank you — благодарю вас;
После чего, письмо подписывается своим именем и собственноручной подписью.
Загрузка... 
